| 標(biāo)題：現(xiàn)代電子檔案管理存在的問題及解決方法 |
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信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用使人類生活的各個(gè)方面發(fā)生了巨大的變化。計(jì)算機(jī)應(yīng)用于辦公自動(dòng)化和自動(dòng)化工程設(shè)計(jì)，己產(chǎn)生了大量的cad或公文性電子文件。由此引起的對(duì)電子文件和電子檔案管理，是檔案工作者面臨的新問題。電子文件被廣泛地認(rèn)識(shí)和應(yīng)用，成為勢(shì)不可擋的潮流。計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用、電子文件的大量產(chǎn)生、信息高速公路的建成，為縮小檔案保存空間，快捷傳遞交流信息，搞好信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息共享，無疑將會(huì)帶來極大的方便，同時(shí)也給檔案工作帶來了一系列的新情況新問題。 一、現(xiàn)代的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變 （一）檔案載體的轉(zhuǎn)變 在電子檔案管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的 ……（快文網(wǎng)http://m.hoachina.com省略623字，正式會(huì)員可完整閱讀）…… 此時(shí)企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。 二、電子檔案工作面臨的問題 �。ㄒ唬╇娮訖n案原件的真實(shí)性問題 電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。 �。ǘ╇娮訖n案內(nèi)容的b_m性問題 用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。這對(duì)于在一段時(shí)間需b_m的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全b_m問題，帶來了極大的威脅。 （三）電子檔案保笛的長(zhǎng)久性問題 隨著辦公自動(dòng)化的不斷深人，好多單位將會(huì)實(shí)現(xiàn)無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡(jiǎn)化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失，造成難以彌補(bǔ)的損失。 �。ㄋ模n案管理軟件的統(tǒng)一性問題 計(jì)算機(jī)軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠(yuǎn)不適應(yīng)各方面存儲(chǔ)的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢(shì)必會(huì)影響到互相之間的利用以及全國(guó)的聯(lián)網(wǎng)。 三、建議采取的對(duì)策 �。ㄒ唬┍M快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才 培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人才已是檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前要在加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖的電子檔案管理應(yīng)用人才，使他們不僅精通計(jì)算機(jī)技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù)，熱愛檔案事業(yè)；不僅會(huì)操作而且會(huì)設(shè)計(jì)程序，能夠開發(fā)軟件。 （二）建立健全維護(hù)電子文件真實(shí)和安全的法規(guī) 在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的電子檔案管理措施來保證其得以實(shí)施。因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對(duì)于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案管理和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時(shí)要通過立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國(guó)家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。 （三）制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范 隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項(xiàng) ……（未完，全文共2693字，當(dāng)前只顯示1621字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏現(xiàn)代電子檔案管理存在的問題及解決方法） 上一篇：縣委辦黨支部經(jīng)驗(yàn)交流材料范文 下一篇：學(xué)習(xí)中國(guó)科協(xié)八大精神新聞稿 相關(guān)欄目：檔案 管理 |