標(biāo)題:現(xiàn)代電子檔案管理存在的問題及解決方法 |
信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用使人類生活的各個(gè)方面發(fā)生了巨大的變化。計(jì)算機(jī)應(yīng)用于辦公自動(dòng)化和自動(dòng)化工程設(shè)計(jì),己產(chǎn)生了大量的cad或公文性電子文件。由此引起的對(duì)電子文件和電子檔案管理,是檔案工作者面臨的新問題。電子文件被廣泛地認(rèn)識(shí)和應(yīng)用,成為勢(shì)不可擋的潮流。計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用、電子文件的大量產(chǎn)生、信息高速公路的建成,為縮小檔案保存空間,快捷傳遞交流信息,搞好信息服務(wù),實(shí)現(xiàn)信息共享,無疑將會(huì)帶來極大的方便,同時(shí)也給檔案工作帶來了一系列的新情況新問題。 一、現(xiàn)代的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變 (一)檔案載體的轉(zhuǎn)變 在電子檔案管理活動(dòng)中,電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的 ……(快文網(wǎng)http://m.hoachina.com省略623字,正式會(huì)員可完整閱讀)…… 此時(shí)企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具,更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。 二、電子檔案工作面臨的問題 。ㄒ唬╇娮訖n案原件的真實(shí)性問題 電子文件很容易被刪改,且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過程中,擬稿者無法留下自己的筆跡,單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā),日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改,也難以發(fā)現(xiàn)和確定。 。ǘ╇娮訖n案內(nèi)容的b_m性問題 用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件。另一方面,一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。這對(duì)于在一段時(shí)間需b_m的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全b_m問題,帶來了極大的威脅。 (三)電子檔案保笛的長(zhǎng)久性問題 隨著辦公自動(dòng)化的不斷深人,好多單位將會(huì)實(shí)現(xiàn)無紙辦公,所有的情況、決策、信息存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中,人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡(jiǎn)化了程序,也方便了利用,但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀,如出現(xiàn)“黑客”問題,遇到病毒問題或其它方面的故障,電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失,造成難以彌補(bǔ)的損失。 。ㄋ模n案管理軟件的統(tǒng)一性問題 計(jì)算機(jī)軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展,遠(yuǎn)不適應(yīng)各方面存儲(chǔ)的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件,勢(shì)必會(huì)影響到互相之間的利用以及全國(guó)的聯(lián)網(wǎng)。 三、建議采取的對(duì)策 。ㄒ唬┍M快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才 培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人才已是檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前要在加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí),通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖的電子檔案管理應(yīng)用人才,使他們不僅精通計(jì)算機(jī)技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù),熱愛檔案事業(yè);不僅會(huì)操作而且會(huì)設(shè)計(jì)程序,能夠開發(fā)軟件。 (二)建立健全維護(hù)電子文件真實(shí)和安全的法規(guī) 在電子文件的形成、處理、歸檔,電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié),信息都有被更改、丟失的可能性,即使擁有完善的信息安全技術(shù),也需要有相應(yīng)的電子檔案管理措施來保證其得以實(shí)施。因此,建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度,對(duì)于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性,保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案管理和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來,使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時(shí)要通過立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用,確保國(guó)家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。 (三)制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范 隨著電子文件的大量產(chǎn)生,迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式,用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來,使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理,這是擺在檔案部門面前的一項(xiàng) ……(未完,全文共2693字,當(dāng)前只顯示1621字,請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏現(xiàn)代電子檔案管理存在的問題及解決方法) 上一篇:縣委辦黨支部經(jīng)驗(yàn)交流材料范文 下一篇:學(xué)習(xí)中國(guó)科協(xié)八大精神新聞稿 相關(guān)欄目:檔案 管理 |